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Por Forever Farrah. Publicado el 21 de octubre de 2026.
Una hoja de cálculo que funciona para el plano de mesas de tu boda, las fórmulas que detectan mesas llenas e invitados sin lugar, y cuándo ya no es suficiente.
Usa una fila por invitado, no una pestaña por mesa. En cada fila pon el nombre del invitado, su grupo u hogar, su platillo y una columna de Mesa. Luego agrega un pequeño resumen que cuente los invitados por mesa y marque cualquier mesa que pase su capacidad o cualquier invitado sin mesa. Al terminar, ordena por Mesa para tener la lista del banquetero, y por apellido para tener el plano de mesas de los invitados.
| Columna | Ejemplo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Apellido | García | Ordenar el plano de mesas que verán los invitados |
| Nombre | María | Distinguir a invitados con el mismo apellido |
| Grupo | Familia García | Mantener juntos a hogares y parejas |
| Lado o grupo de amigos | Novia, universidad | Sentar juntos a los grupos de amigos |
| Confirmación | Sí | Sentar solo a quienes confirmaron que sí |
| Platillo | Pollo | El conteo por mesa para el banquetero |
| Necesidades alimentarias | Alergia a las nueces | Señalar la mesa al banquetero |
| Mesa | 6 | La única columna que editas mientras planeas |
| Notas | Lejos de la mesa 9 | Cualquier cosa que tengas que recordar |
Lo importante es usar un invitado por fila. Si haces una columna o una pestaña por mesa, mover a un invitado implica cortar y pegar, los conteos se hacen a mano y es fácil sentar a alguien dos veces o no sentarlo.
Pon un pequeño resumen en una segunda hoja, con una fila por número de mesa (1, 2, 3...) en la columna A y la capacidad de cada mesa en la columna C. Funcionan igual en Excel y en Google Sheets; cambia Invitados por el nombre de tu primera hoja.
=COUNTIF(Invitados!H:H, A2)=IF(B2>C2, "Se pasa por "&(B2-C2), "")=COUNTIFS(Invitados!E:E, "Sí", Invitados!H:H, "")=COUNTIFS(Invitados!H:H, A2, Invitados!F:F, "Pollo")En estas fórmulas, la columna E es Confirmación, la F es Platillo y la H es Mesa, según la estructura de arriba. Ajusta las letras si tus columnas son distintas.
Si tu Excel está en español, las funciones se llaman CONTAR.SI, CONTAR.SI.CONJUNTO y SI. Según la configuración regional, quizá tengas que separar los argumentos con punto y coma (;) en lugar de coma.
COUNTIF y COUNTIFS funcionan igual en los dos programas. Microsoft explica COUNTIFS en Excel (en inglés) y Google explica COUNTIFS en Sheets (en inglés), por si quieres ampliarlas, por ejemplo para contar los platillos vegetarianos por mesa.
1. Una lista desplegable en la columna Mesa. Escribir los números de mesa a mano es la forma en que "6", "Mesa 6" y "6 " terminan siendo tres mesas distintas que tus conteos tratan por separado. Mejor limita la columna a tu lista de números de mesa. En Google Sheets es Datos, luego Validación de datos, luego Añadir regla y luego "Desplegable (de un intervalo)" (instrucciones de Google, en inglés). En Excel es Validación de datos con Permitir en Lista (instrucciones de Microsoft, en inglés).
2. Resalta los nombres duplicados. El mismo invitado capturado dos veces, una por cada lado de la familia, es el error más común en una hoja de cálculo. En Excel, usa Formato condicional, luego Reglas para resaltar celdas y luego Valores duplicados (guía de Microsoft sobre formato condicional, en inglés). En Google Sheets, agrega una regla de formato condicional con una fórmula personalizada como =COUNTIF($A$2:$A$300,A2)>1 en la columna de nombres (guía de Google, en inglés).
3. Colorea las mesas que se pasan. En la hoja de resumen, agrega una regla de formato condicional a la columna de conteo con la fórmula personalizada =$B2>$C2, para que cualquier mesa que pase su capacidad se ponga roja en cuanto sientes a un invitado de más.
Para una boda típica, calcula una tarde para armar la hoja y unas cuantas sesiones para sentar a todos. En Estados Unidos, la boda promedio de 2025 tuvo 117 invitados, según el Real Weddings Study 2026 de The Knot (en inglés). Eso son 117 filas y de 12 a 15 mesas. La primera pasada es rápida. El tiempo se va en los cambios: cada confirmación tardía implica editar la fila, volver a revisar los conteos y reimprimir lo que ya hayas impreso.
Una hoja de cálculo sirve para la lista. Se queda corta en la parte del plano de mesas que en realidad tiene que ver con el salón:
Si ya armaste tu lista de invitados en Excel o la exportaste de Google Sheets como archivo .xlsx, puedes importarla a la lista de invitados de Forever Farrah y sentar a esos invitados en un plano del salón. Así los invitados encuentran su mesa con un código QR, y cualquier cambio que hagas les aparece al instante.
Si la hoja de cálculo se está volviendo difícil de manejar, pega la columna de nombres en una plantilla de plano de mesas editable y mira el salón en lugar de una cuadrícula.
Puedes armar una en pocos minutos con las columnas de arriba: una fila por invitado con una columna de Mesa, más una hoja de resumen que cuente los invitados por mesa.
Haz una columna con los números de mesa y luego usa COUNTIF sobre la columna Mesa de tu hoja de invitados para cada número, por ejemplo =COUNTIF(Invitados!H:H, A2).
No. Usa una fila por invitado con una columna de Mesa. Así, mover a alguien es un solo cambio, y los conteos se actualizan solos.
Resalta los duplicados en la columna de nombres: en Excel con la regla Valores duplicados de Formato condicional, y en Google Sheets con una regla de fórmula personalizada como =COUNTIF($A$2:$A$300,A2)>1.
Sí, la mayoría de las apps de planos de mesas importan hojas de cálculo. Forever Farrah importa un archivo .xlsx de Excel a su lista de invitados, y también puedes pegar los nombres directamente; luego sientas a esos invitados en un plano del salón.
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